Chính sách thông tin khách hàng HKP
1. Phạm vi và thông tin tiếp nhận
HKP tiếp nhận thông tin cần thiết để tư vấn, khảo sát, lập phương án, báo giá, thực hiện công việc, bàn giao, nghiệm thu, bảo hành và giải quyết yêu cầu liên quan đến dịch vụ khách hàng sử dụng.
Tùy công việc, thông tin có thể gồm:
- Họ tên, số điện thoại, email hoặc kênh liên hệ, đơn vị và nhu cầu hỗ trợ; địa chỉ khi cần khảo sát, thực hiện công việc hoặc giao nhận.
- Bản vẽ mặt bằng nếu có, sơ đồ mạng và thông số kỹ thuật cần cho phạm vi khảo sát đã thống nhất.
- Hãng, model, số nhận dạng thiết bị khi cần, phụ kiện bàn giao, tình trạng máy, ảnh/video thể hiện lỗi và kết quả kiểm tra.
- Báo giá, xác nhận của khách, hồ sơ bàn giao/nghiệm thu, thanh toán, hóa đơn và thông tin liên quan đến bảo hành hoặc phản ánh.
- Tệp hoặc dữ liệu trên thiết bị chỉ trong phạm vi khách hàng có quyền cho phép và đã thống nhất với HKP để thực hiện công việc.
Website hiện giới thiệu HKP, dịch vụ và hướng dẫn liên hệ; chưa có biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu, tải hồ sơ, thanh toán trực tuyến hoặc luồng tự động chuyển yêu cầu từ website sang hệ thống quản lý khách hàng. Khách hàng trao đổi với HKP qua điện thoại, email hoặc chat. HKP đang ghi nhận khách hàng và từng sự việc trên KiotViet; công việc thi công, lắp đặt còn được trao đổi và lưu trong email, chat, bản vẽ và hồ sơ liên quan.
Anh/chị có thể liên hệ HKP để trao đổi nhu cầu. Nếu có bản vẽ mặt bằng hoặc sơ đồ mạng, nhân viên HKP sẽ hướng dẫn gửi trực tiếp để hỗ trợ khảo sát và lập dự toán. Bản vẽ không phải điều kiện bắt buộc để tiếp nhận tư vấn.
Không gửi mật khẩu hoặc thông tin đăng nhập trong yêu cầu tư vấn ban đầu. Với ảnh bản in lỗi, ảnh màn hình hoặc video, nên che thông tin khách hàng, hợp đồng và tài khoản không cần thiết trước khi gửi qua kênh đã thống nhất.
2. Mục đích và giới hạn sử dụng
HKP sử dụng thông tin cần thiết cho yêu cầu tư vấn, giao dịch, dịch vụ, bảo hành, giải quyết phản ánh và nghĩa vụ lưu hồ sơ liên quan. Việc giao thiết bị, ký nhận hoặc xem website không được hiểu là đồng ý cho mọi cách sử dụng dữ liệu. Khi cần truy cập dữ liệu, sao lưu hoặc thực hiện thao tác có thể làm mất dữ liệu, HKP trao đổi phạm vi và xin xác nhận phù hợp trước khi thực hiện.
HKP không bán danh sách khách hàng hoặc mặc nhiên dùng hồ sơ dịch vụ cho quảng cáo. Việc dùng ảnh hoặc thông tin công việc để truyền thông được xem xét riêng về quyền sử dụng và thông tin cần bảo vệ; không tự động phát sinh từ việc khách sử dụng dịch vụ.
3. Người tiếp cận và bên nhận thông tin
Bùi Tuấn Pháp chịu trách nhiệm cuối cùng về việc tổ chức thực hiện quy chuẩn thông tin khách hàng của HKP. Nhân viên tiếp nhận, kỹ thuật viên và nhân sự được phân công chỉ tiếp cận phần thông tin cần cho nhiệm vụ. Nhân sự kế toán tiếp cận chứng từ cần cho công việc kế toán, không mặc nhiên tiếp cận dữ liệu riêng trong thiết bị.
Nếu cần phối hợp bảo hành, sửa chữa chuyên sâu hoặc đơn vị hỗ trợ khác, HKP xem xét phạm vi và chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho công việc được phép. Khi cần chuyển thiết bị hoặc bộ phận lưu dữ liệu cho bên khác, HKP làm rõ bên tiếp nhận và phạm vi liên quan với khách hàng. Việc cung cấp theo yêu cầu pháp luật được xử lý theo nghĩa vụ áp dụng. Không phải mọi đối tác đều được tiếp cận toàn bộ hồ sơ. Khi HKP ghi nhận công việc trên KiotViet hoặc trao đổi qua email, chat, thông tin cần thiết cũng được xử lý bởi nền tảng tương ứng để cung cấp dịch vụ. Việc tiếp cận hồ sơ trong HKP vẫn theo phạm vi được phân công; không mặc nhiên chia sẻ toàn bộ dữ liệu trong thiết bị của khách hàng.
4. Lưu trữ và thời gian lưu giữ hồ sơ nghiệp vụ
Hồ sơ giấy được lưu tại trụ sở HKP. File mềm, hình ảnh và tài liệu số hóa của hồ sơ nghiệp vụ được lưu trên máy chủ HKP hoặc máy tính của người chịu trách nhiệm theo phân công của công ty. Bên cạnh các bản hồ sơ này, thông tin khách hàng và sự việc còn được quản lý trên KiotViet; email, chat và tài liệu trao đổi được lưu, xử lý trên nền tảng tương ứng và trong hồ sơ công việc của HKP. Không phải mọi thông tin nghiệp vụ hoặc dữ liệu truy cập website đều chỉ nằm trên thiết bị HKP.
HKP áp dụng lịch lưu giữ theo loại hồ sơ, quy chuẩn nội bộ và văn bản chi tiết của công ty, đồng thời bảo đảm nghĩa vụ lưu chứng từ và nghĩa vụ pháp luật liên quan:
- Tư vấn không thành giao dịch: rà soát sau 90 ngày kể từ liên hệ cuối; xóa hoặc giảm khả năng nhận diện khi không còn nhu cầu lưu.
- Hồ sơ dịch vụ thông thường được rà soát tại thời điểm muộn hơn giữa: 24 tháng kể từ ngày nghiệm thu và ngày kết thúc bảo hành hoặc nghĩa vụ liên quan. Sau rà soát, HKP chỉ tiếp tục lưu phần thông tin có căn cứ cần thiết.
- Tệp hoặc bản sao dữ liệu khách hàng được tạo tạm: xóa trong 7 ngày sau khi khách xác nhận đã nhận đủ và công việc kết thúc; có thể xóa sớm hơn theo thỏa thuận. Nếu khách chưa nhận đủ, trao đổi lại để xác định thời điểm xử lý, không mặc nhiên lưu vô thời hạn.
- Hóa đơn, chứng từ kế toán, hợp đồng hoặc hồ sơ cần cho nghĩa vụ, tranh chấp: áp dụng lịch riêng theo loại hồ sơ và quy định liên quan; không mặc nhiên áp mốc 24 tháng hoặc xóa khi có yêu cầu.
Mốc rà soát không đồng nghĩa xóa tự động mọi hồ sơ. Khi có căn cứ lưu lâu hơn, HKP giới hạn phần giữ lại theo mục đích cần thiết. Việc xử lý bản sao lưu và dữ liệu trên nền tảng bên ngoài phụ thuộc phạm vi quản lý và khả năng thực tế; HKP không cam kết xóa tức thời mọi bản sao của bên cung cấp.
5. Dữ liệu truy cập website và dịch vụ bên ngoài
Khi anh/chị mở website, hạ tầng cần xử lý thông tin kỹ thuật để gửi trang, phát hiện lỗi và bảo vệ truy cập. Thông tin có thể gồm địa chỉ IP, loại trình duyệt hoặc thiết bị, thời điểm truy cập, trang hoặc tài nguyên được yêu cầu và trạng thái xử lý. Đây là dữ liệu phát sinh khi tải website, khác với hồ sơ anh/chị chủ động cung cấp cho HKP để tư vấn, sửa chữa hoặc giao dịch.
Vercel cung cấp hạ tầng lưu trữ và phân phối website. Cloudflare cung cấp DNS; khi lưu lượng đi qua proxy Cloudflare theo cấu hình áp dụng, nền tảng này còn tham gia phân phối và bảo vệ truy cập. Cookie kỹ thuật có thể được sử dụng khi chức năng bảo vệ hoặc xác thực tương ứng được áp dụng. Việc website chưa có biểu mẫu không có nghĩa không phát sinh dữ liệu kỹ thuật.
Theo chính sách công khai của nhà cung cấp, dữ liệu vận hành được lưu trong phạm vi cần thiết cho việc cung cấp, duy trì, bảo vệ dịch vụ và các nghĩa vụ liên quan; khi không còn cần thiết, việc xóa hoặc giảm khả năng nhận diện được thực hiện theo chính sách tương ứng. Thời gian HKP có thể xem log không đại diện cho thời gian lưu mọi dữ liệu của nhà cung cấp. Dữ liệu có thể được xử lý trên hạ tầng Vercel, Cloudflare và các bên hỗ trợ cung cấp dịch vụ tương ứng, kể cả ngoài Việt Nam. Lịch lưu hồ sơ nghiệp vụ của HKP không tự áp dụng cho các dữ liệu này; HKP không cam kết xóa tức thời mọi bản sao tại bên cung cấp.
Website có liên kết chỉ đường Google Maps, gọi điện và email. Khi anh/chị chủ động mở liên kết hoặc trao đổi qua ứng dụng nhắn tin đã thống nhất, dịch vụ tương ứng xử lý thông tin theo chính sách riêng. HKP không yêu cầu cung cấp mật khẩu hoặc thông tin đăng nhập để xem thông tin hay mở liên kết chỉ đường.
Ảnh badge “Đã thông báo” được tải từ máy chủ của hệ thống thông báo website; trình duyệt gửi yêu cầu tới máy chủ cung cấp ảnh để hiển thị. Liên kết badge dẫn tới hồ sơ thông báo website của HKP cho hkp.vn.
6. Quyền và cách liên hệ
Anh/chị có thể liên hệ HKP để yêu cầu tiếp cận/cung cấp thông tin, sửa thông tin chưa đúng, xóa hoặc hạn chế xử lý, rút lại sự đồng ý trong trường hợp áp dụng, hoặc phản ánh về việc sử dụng thông tin. HKP xác minh người yêu cầu bằng thông tin và kênh phù hợp với hồ sơ, không mặc nhiên yêu cầu gửi ảnh giấy tờ tùy thân trong mọi trường hợp.
HKP xem xét yêu cầu theo phạm vi dữ liệu, căn cứ xử lý và nghĩa vụ áp dụng. Nếu cần giữ một phần chứng từ hoặc chưa thể thực hiện đầy đủ, HKP giải thích phần liên quan thay vì cam kết xóa mọi hồ sơ. Rút lại sự đồng ý cho mục đích quảng cáo không làm mất quyền bảo hành đã thỏa thuận.
Để gửi yêu cầu, anh/chị gọi hotline HKP 0989 271 839, nêu rõ yêu cầu liên quan đến thông tin khách hàng để được chuyển tới Bùi Tuấn Pháp hoặc nhân sự được phân công. Chỉ cung cấp thông tin cần để nhận diện hồ sơ; không gửi mật khẩu hoặc OTP.